広告コラム

サービスや商品の展示会を成功させる鍵は、十分な事前準備をすることです。
展示会の準備にはさまざまな要素が含まれるため、それぞれの具体的な内容やベストなタイミングを把握することが大切です。本記事では、展示会に使用される制作物や出展までの流れ、制作会社へ依頼するメリットや選択のポイントを解説します。

展示会までに必要なもの

展示会に参加するためには、展示物以外にも当日までに準備するものがあります。主役の展示物をより魅力あるものとして際立たせるために、展示物周りの準備は非常に重要です。ここでは、展示物以外の具体的な準備物と、それぞれが展示会で持つ役割を説明します。

ノベルティ

展示会当日に配布するノベルティは、社名やブランドロゴなどの認知度向上につながるようなものを選び、あらかじめ手配します。来場者にノベルティを配布することで、展示ブースに興味を持ってもらうことや、展示会後の長期にわたる広告効果につながります。

ノベルティのほかにパンフレットやアンケート用紙などを使用する際は、時間と部数に余裕を持って発注することが重要です。ノベルティには、ビジネスシーンで長く使用できる、ボールペンやメモ帳などが喜ばれます。近年は、日常生活で使用頻度が高い、エコバッグや保冷バッグなども人気です。

ブースの装飾・動画

ブースの装飾に関する準備内容は、展示内容にマッチしたデザインやレイアウトの考案、資材の調達や設計、設営から撤去と多岐にわたります。

ブースのデザインは、ターゲットとする来場者の興味を引く雰囲気や動線設計など、集客効果を高める工夫が重要です。展示会場で流す動画を発注する際は、十分な時間の余裕を持って業者と打ち合わせをしましょう。動画を使用することで、サービスや商品などの展示内容が分かりやすくPRし、来場者の印象に深く残るものにできます。

出展までの流れ

展示会は、出展する日のみではなく、事前準備や事後のアクションも含めた一連の流れが、目的達成に向けたイベントです。ここでは、申し込みから出展するまでの流れを解説します。

申し込み

展示会への申し込みは、基本的に展示会開催の6か月前に行います。出展する目的と内容を申し込みの前に決定し、目的に合った展示会を選ぶことが大切です。展示会出展の目的には以下項目が挙げられます。

・新規顧客の獲得
・自社サービスや商品などの認知度向上
・既存顧客との関係性向上

1つの目的に絞ることが難しいときは、特に強調したい目的を決めることで、準備が進めやすいでしょう。目的のほか、商談件数や受注件数などの数値目標や、展示会にかける予算も、申し込む前に検討します。

レイアウト決め

ブースの位置が決まったら、ブース内の装飾やレイアウト、使用するBGMなどを決めます。動画を使用する際は、ブースのデザインが決定したこのタイミングで発注すると、打ち合わせから作成までスムーズに進められます。

ブースの位置として、出入口付近や大きな通路沿いは最適ですが、人通りの多さや来場者の導線を意識して選ぶことで、十分な集客が可能です。しかし、ブースの位置の決め方は、イベントにより様々です。くじ引きや申し込み順、希望が通らないことももちろんあります。ブースの位置に合わせたレイアウトを検討するのがおすすめです。

チラシ・ノベルティなどの用意

出展の約5か月前には、チラシやノベルティを用意するかの検討をします。ブースに立ち寄った際、持ち帰れるお土産があることは、来場者によい印象を与えることにつながります。また、チラシやノベルティを通して社名や商品を認知してもらうことは、見込み客からアクションを引き起こすための重要なポイントです。

チラシやノベルティは、品目によっては納品までに長期間を要するため、展示会当日に不足することがないよう、発注の段階で十分な数を用意することが大切です。

事前集客

出展1か月前には、ホームページやSNSで展示会に出展することを発信する、「事前集客」を実施します。ブースへの集客効果を高めるためにも、事前の出展案内は重要です。ホームページやSNSのほか、来場の可能性が高い既存顧客や見込み客に対するDMや招待状、メール送付による告知も、集客数向上に有効です。 どの方法を使って事前集客を行うかは、担当スタッフの間で事前に話し合って決めます。

搬入・搬出の手配～設営

当日使用する物品は、輸送の依頼や移動手段を事前に決めます。 通常、搬入は当日の1〜2日前に実施しますが、他企業の業者との兼ね合いによって、搬入出に使用できる時間は限られる可能性があります。会場に物品が届く時間や物品数、大型搬入物を運搬するタイミングの事前確認に加えて、イレギュラーに備えた余裕のあるスケジューリングが大切です。

荷物が届いたら、装飾やノベルティなどを、事前の打ち合わせ通りに設置します。設営後は、来場者が入りやすく、印象に残りやすいブースであるかを最終チェックし、調整します。

イベント後

展示会が終了したら、ノベルティや物品の在庫を確認します。 迅速に在庫管理をすることで、目標達成度の確認ができ、今後の出展の目安になります。他にも、サービスや商品の購入数、集客数をもとに、どの程度の費用対効果が得られたかのチェックが大切です。その場で商品の売買を行わない展示会の場合は、交換した名刺の数、その後の追いかけによる商談数、成約数などが費用対効果を見る指標となります。

費用対効果が高く、売上への貢献があれば、展示会への出展は「成功」といえるでしょう。また、展示会での問題点をスタッフで話し合い、今後の出展に活かすことが重要です。

制作会社を選ぶポイント

展示会のブース制作やノベルティ作成などのサービスを提供する制作会社はさまざまあり、どの業者を選べばよいかを悩む担当者は多いでしょう。ここでは、依頼する制作会社を選ぶポイントについて解説します。

予算

展示会出展に対する予算を決定し、その予算内で求めるサービスを受けられるかを考えて、制作会社を選ぶことが重要です。費用とサービスのクオリティが釣り合うかを検討するため、複数社から見積もりを取るか、前述したコンペを開催するとよいでしょう。

見積もり依頼時に、大枠の予算を業者に提示することで、予算内での制作が可能か、可能であればどのような内容になるかを提示してもらえます。また、すべての制作物を一括で依頼できる業者であれば、別々で依頼するよりも予算を抑えられます。

対応の速さ

問い合わせや連絡のレスポンス速度は、依頼の対応の速さにも関わります。依頼から納品までの進行や相談などに即時対応してもらえることは、業者を選ぶポイントのひとつです。

制作物は、デザインやレイアウトに関して綿密な打ち合わせを繰り返すことで、納得のいくものに仕上がります。きめ細かなやり取りのために、対応の速さは不可欠です。また、対応が速い業者であれば、トラブル発生時にも迅速に対応してもらえ、展示会への影響を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

余裕を持った十分な事前準備が、展示会への出展を成功へ導きます。 各展示会やイベントによって、締め切りなどの仕様は様々なので、展示会・イベントの 要項をしっかりと確認しましょう。出展の目的や目標を明確にし、準備から当日、展示会後も含めたスケジュール管理をしながら進行することが大切です。

制作物は社内内製が可能であるものの、スケジュールの余裕やクオリティの高さを求める際は、制作会社へ依頼することをおすすめします。 展示会に必要なノベルティやチラシ・動画制作などは、一括で依頼が可能なエムズコーポレーションへぜひご依頼ください。